Datenschutzhinweise

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten in dieser App ist der Betrieb, der die App einsetzt – für Beschäftigte also Ihr Arbeitgeber:

Eisenhuth GmbH Sanitär-Heizung-Elektro An der Schlade 5 b 34123 Kassel E-Mail: info@eisenhuth-haustechnik.de

Die App wird von Theis Digital – Agentur für digitales Handwerk (Florian Theis), St. Wigbert Straße 30, 34560 Fritzlar, im Auftrag dieses Betriebs technisch bereitgestellt und betreut. Theis Digital ist dabei Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeitet die Daten nur nach Weisung des Betriebs. Jeder Betrieb hat eine eigene, getrennte Installation. Für diese Internetadresse gilt das Impressum unter /impressum.

2. Wofür wird die App genutzt?

Die App dient der Organisation des Betriebs: Arbeitszeiterfassung, Einsatzplanung, Projekt- und Kundenverwaltung, Dokumentation auf der Baustelle, Arbeitsnachweise, Urlaubsverwaltung und interne Kommunikation.

3. Welche Daten werden verarbeitet?

• Stammdaten der Mitarbeiter: Name, Personalnummer, Rolle, dienstliche Kontaktdaten, Vorgesetzter, Sollzeit, Urlaubsanspruch
• Arbeitszeiten: Beginn, Ende, Pausen, Tätigkeit, Projekt, Korrekturen mit Begründung
• Standortdaten: nur wenn im Betrieb eingeschaltet, und nur der Standort im Moment des Ein- und Ausstempelns (keine laufende Ortung)
• Dokumentation: Fotos, Skizzen, Scans, Notizen, Sprachaufnahmen und deren Abschrift, Unterschriften auf Arbeitsnachweisen
• Kommunikation: Chat-Nachrichten und Sprachnachrichten innerhalb des Betriebs
• Abwesenheiten: Urlaub und weitere Abwesenheiten (bei Krankheit nur die Tatsache der Abwesenheit, keine Diagnosen)
• Technische Daten: Anmeldedaten, Geräte-Kennung für Push-Benachrichtigungen, Fehlerprotokolle

4. Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Arbeitsverhältnisses (§ 26 BDSG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• Gesetzliche Pflichten, z. B. Aufzeichnung der Arbeitszeit (§ 16 ArbZG) und steuerliche Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
• Berechtigtes Interesse an einer geordneten Auftragsabwicklung und Dokumentation (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
• Einwilligung, soweit sie ausdrücklich eingeholt wird, z. B. für Push-Benachrichtigungen auf privaten Geräten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) – jederzeit widerrufbar

5. Wer erhält die Daten?

Innerhalb des Betriebs nur Personen, die sie für ihre Aufgabe benötigen (über Rollen und Rechte gesteuert). Für die Urlaubsplanung sehen Kolleginnen und Kollegen beim Urlaubsantrag, wer im gewählten Zeitraum abwesend ist – nur Name und Zeitraum, ohne Grund (§ 26 BDSG; vom Betrieb abschaltbar). Technische Dienstleister im Auftrag:

• Theis Digital, Betreiber und Betreuer der App (Einrichtung, Wartung, Support) – Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (Deutschland) – Server der App
• Supabase Inc. – Datenbank und Dateispeicher, Rechenzentrum Frankfurt am Main (EU); Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln
• OpenAI (USA) – nur für die KI-Funktionen: Sprachaufnahmen (Diktat, Sprachnachrichten) zur Umwandlung in Text, Auftrags-PDFs zum Auslesen, Fragen an den Hilfe-Assistenten und Texte für „Als Auflistung ordnen“. Die Daten werden nicht zum Training verwendet und nicht dauerhaft bei OpenAI gespeichert; Absicherung über EU-Standardvertragsklauseln bzw. Data Privacy Framework
• Google (USA) – nur wenn genutzt: Anmeldung mit Google-Konto bzw. Kartenanzeige (Google Maps)
• OpenStreetMap Foundation (Großbritannien) – Kartendarstellung, wenn Google Maps nicht genutzt wird, sowie Ermittlung der Kartenposition der Firmenanschrift
• IONOS SE, Montabaur (Deutschland) – Versand der Anmelde-E-Mails (Anmeldecode, Passwort-Link)
• E-Mail-Versand von Arbeitsnachweisen und Benachrichtigungen über den E-Mail-Anbieter des Betriebs

Eine Weitergabe an Kunden erfolgt nur im Rahmen der Auftragsabwicklung (z. B. Arbeitsnachweis mit Namen und Arbeitszeiten).

6. Wie lange werden Daten gespeichert?

• Arbeitszeitaufzeichnungen: mindestens 2 Jahre (§ 16 ArbZG), lohn- und steuerrelevante Unterlagen bis zu 10 Jahre
• Projektdokumentation und Arbeitsnachweise: solange sie für Auftrag, Gewährleistung und gesetzliche Aufbewahrung nötig sind
• Chat-Nachrichten: bis zur Löschung durch den Absender bzw. bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses
• Technische Protokolle: Fehlerprotokolle 90 Tage, versendete Benachrichtigungen 30 Tage, Verbrauchszähler der KI-Funktionen 13 Monate
• Nach Ausscheiden werden Zugänge gesperrt und Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gelöscht

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen. Wenden Sie sich dazu an den Betrieb: info@eisenhuth-haustechnik.de. Anfragen, die uns als Betreiber erreichen, leiten wir an den Betrieb weiter.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der Behörde Ihres Bundeslandes.

8. Speicher auf dem Gerät

Die App speichert nur technisch notwendige Daten auf Ihrem Gerät: die Anmeldung, Entwürfe und offline erfasste Einträge (bis zur Übertragung). Es werden keine Werbe- oder Analyse-Cookies verwendet.

9. Keine automatisierten Entscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profilbildung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.